Membayangkan digital office di masa depan. Akankah masih
berdiri gedung-gedung menjulang menantang langit di ibukota jakarta. Kemacetan
yang setiap hari menggelayuti jalanan ibukota. Peranan gojek sebagai startup
yang mungkin akan berkurang karena semakin efektif dan efisien jam berangkat
dan pulang kantor. Dokumen-dokumen yang tertata secara rapi di rak arsip
menjadi minimalis tersimpan tak kasat mata di cloud-cloud server digital
storage. Ruangan kantor bahkan mungkin hanya tempat persinggahan sementara
bagi yang ada agenda rapat dengan stakeholder.
Digital office merupakan suatu
lingkungan kerja dimana informasi disimpan dan diatur secara elektronik dan
mudah diakses. Konsep digital office
saat ini kebanyakan masih berupa pengaplikasian alur kerja yang semula
konvensional menjadi digital. Bisa dinyatakan bahwa digital office adalah sebuah ruang kerja di dunia internet yang digunakan
untuk menggantikan proses bisnis yang dilakukan di kantor konvensional yang
tidak terkendala jarak. Dengan kata lain, sebuah pekerjaan bisa di distant dari
jarak jauh.
Bila ditelaah lebih jauh, lima manfaat adanya digital office antara lain:
1) Memaksimalkan produktivitas, meminimalisir waktu pencarian
Dalam proses bisnis suatu organisasi tidak jarang menunjukkan seberapa
banyak waktu dan biaya yang tidak produktif hanya untuk mencari dokumen. Terdapat 31% responden berdasarkan sebuah
survey di UK’s YouGov yang mengatakan bahwa jika mereka mencari suatu dokumen,
akan menghabiskan waktu yang cukup menyita dalam keseharian.
Saat ini, OJK sedang dalam tahap menuju ke digital office. Melalui SISCA, setiap surat masuk telah tercatat di sistem.
SISCA dapat mencari dokumen secara mudah ketika dilakukan pelacakan dokumen
tersebut. Setiap surat keluar juga telah didokumentasikan secara elektronik. Dengan
penyimpanan digital berarti dokumen yang terdaftar secara sistematis yang dapat
dengan cepat dan mudah untuk ditemukan. Hal ini juga mendorong produktivitas
dengan meminimalisir proses pencetakan, distribusi dan pengiriman dokumen.
Di salah satu departemen yang menangani masalah perijinan dan permintaan
informasi, setiap hari datang ratusan surat permohonan ijin perpanjangan dari stakeholder. Bagian tata persuratan butuh
waktu untuk mengklasifikasi permohonan tersebut dan mendistribusikan ke satuan
kerja terkait. Biasanya untuk pendistribusian dokumen, diperlukan perjalanan
sekian menit bahkan jam untuk para penata dokumen beralih dari satu lantai ke
lantai lain atau dari satu gedung ke gedung lain. Ditambah dengan jangka waktu
pemrosesan saat ini yang dikerjakan kurang dari lima hari kerja.
Dengan adanya digital office, proses
persetujuan perizinan profesi yang membutuhkan waktu kurang lebih 5 hari kerja,
dapat dilakukan efisiensi seperti saat kita membayar tagihan listrik. Selama
tidak ada catatan hitam atas kegiatan yang dilakukan, perpanjangan bisa
diverifikasi lebih cepat dan efisien. Dokumen yang harus dikirimkan secara
manual, bisa dilakukan verifikasi instant
pada saat mengunggah data ke dalam sistem. Apalagi jika terhubung dengan Nomor
Induk Kependudukan yang terintegrasi dan penerapan digital signature. Pencarian riwayat perijinan dan perpanjangannya bisa
dilakukan dalam waktu kurang dari satu jam.
Dengan adanya digital office,
penyampaian dokumen/tugas ke end user hanya
membutuhkan waktu dalam hitungan detik dan menit. Petugas tata persuratan hanya
butuh memastikan dokumen telah delivered
ke tujuan yang tepat. Undangan rapat ataupun surat penting segera bisa
disampaikan secara cepat dan tepat. Tidak akan ada lagi surat atau undangan
yang terlambat direspon karena telat diterima. Tepat dan cepat.
2) Kemudahan Penyimpanan
Kita menyadari bahwa organisasi yang tidak mempunyai ruangan penyimpanan
data tersendiri akan cenderung menggunakan penyimpanan catatan penting di
tempat yang tidak sesuai. Hal ini bisa berbahaya untuk dokumen yang bersifat
rahasia. Penyimpanan digital menawarkan solusi yang lebih baik dan memungkinkan
suatu organisasi untuk mengalokasikan ruang lebih untuk sumber daya yang lebih
produktif.
Untuk menyimpan dokumen di OJK, butuh banyak ruang untuk menempatkan arsip
penting dalam rak dan mengunci dengan rapat. Seluruh lorong dokumen telah penuh
dan membutuhkan waktu lebih untuk menyortir dokumen mana saja yang sudah lewat
masa berlakunya. Seringkali dokumen yang mengendap di rak arsip, telah melewati
batas waktu penyimpanan sebuah dokumen. Hal ini seharusnya bisa diganti dengan
dokumen baru yang mungkin lebih dibutuhkan. Pegawai juga membutuhkan effort untuk merapikan kembali dokumen
mana yang sudah tidak diperlukan lagi. Berperang dengan debu dan kertas usang.
3) Mudah diakses
Penyimpanan digital berarti tidak ada lagi kegiatan mencari dokumen yang
dibutuhkan dalam ruang file yang bisa
menghabiskan waktu kira-kira sepuluh menit atau bahkan lebih. Penyimpanan
catatan digital dapat mengatur siapa pengguna yang membutuhkan dan kemudahan
akses mencari dokumen. Efisiensi waktu yang didapatkan akan meningkatkan
produktivitas, dan bahkan bisa mengurangi kebutuhan staf. Setiap orang yang
berkepentingan bisa mengakses digital
office darimanapun dan kapanpun.
Penyimpanan catatan digital akan menjaga akses seluruh data secara mudah.
Hal ini akan mempermudah melakukan pencarian riwayat pekerjaan secara lebih
cepat dan tepat sesuai historical data sebelumnya.
4) Keamanan Data
Dokumen fisik bisa saja berada di tangan orang yang tidak berhak. Dengan
mempunyai penyimpanan dokumen digital dalam sebuah server yang aman akan
mengurangi resiko tersebut. Hal ini berarti hanya orang yang berwenang atas
data tersebut yang dapat memiliki akses dokumen.
Menentukan akses ke dalam sebuah cloud digital
office harus sesuai dengan user yang terdaftar. Risiko akan adanya
pencurian data atau dokumen sangat mudah untuk ditelusuri. Setiap akses ke
dokumen akan tercatat dalam log masuk
atau log keluar dokumen tersebut.
Bahkan untuk mengambil data atau dokumen melalui flashdisk haruslah user
yang memang berkepentingan dan teregister dalam sistem.
Kelemahan penyimpanan menggunakan rak arsip adalah terletak pada juru
kunci. Apabila juru kunci berpindah tugas, dan tidak ada pendelegasian mandat
juru kunci, akses dokumen memang menjadi aman namun menjadi tidak bisa diakses.
Solusinya adalah menghubungi juru kunci lama atau memanggil bagian logistik
untuk meminta mengganti kunci lemari arsip tersebut. Perlu waktu dan tidak
praktis.
5) Sumber Daya Manusia yang berkualitas
Kalau saat ini kita mengenal pegawai OJK diklasifikasikan menjadi pegawai
organik dan PKWT, di masa depan dengan adanya digital office tidak tertutup kemungkinan profesional muda OJK adalah
termasuk freelancer eksekutif yang
bekerja sesuai dengan keahlian yang bersangkutan. Tidak terikat jam kerja
penuh. Lowongan pekerjaan menjadi semakin fleksibel, karena kebutuhan akan
Sumber Daya Manusia sesuai dengan besaran kebutuhan organisasi. Misalnya dalam
sebuah organisasi diperlukan keahlian terkait analisis suatu data dari suatu
jasa konsultan. OJK bisa mempekerjakan secara efektif dan efisien beberapa
konsultan tanpa menambah biaya beban pegawai yang cukup besar.
Selain beberapa manfaat di atas, terdapat manfaat lain yang mungkin akan
kita rasakan setelah digital office
telah diaplikasikan secara paripurna dalam organisasi OJK ataupun organisasi
bisnis dalam industri jasa keuangan. Akan banyak sumber daya manusia yang bisa
digantikan dengan teknologi. Oleh
karena itu, perlu menggunakan teknologi dengan bijak agar manusia merasakan
manfaatnya, bukan dimanfaatkan teknologi. Dan tidak menutup kemungkinan adanya
kelemahan dari penerapan digital office.
Ingin tidak ingin, mau tidak mau, kita harus berhadapan dengan disruption technology yang semakin lama
semakin menyebar dalam lingkaran kehidupan kita.
x
