5 Manfaat Digital Office Bagi OJK

Membayangkan digital office di masa depan. Akankah masih berdiri gedung-gedung menjulang menantang langit di ibukota jakarta. Kemacetan yang setiap hari menggelayuti jalanan ibukota. Peranan gojek sebagai startup yang mungkin akan berkurang karena semakin efektif dan efisien jam berangkat dan pulang kantor. Dokumen-dokumen yang tertata secara rapi di rak arsip menjadi minimalis tersimpan tak kasat mata di cloud-cloud server digital storage. Ruangan kantor bahkan mungkin hanya tempat persinggahan sementara bagi yang ada agenda rapat dengan stakeholder.

Digital office merupakan suatu lingkungan kerja dimana informasi disimpan dan diatur secara elektronik dan mudah diakses. Konsep digital office saat ini kebanyakan masih berupa pengaplikasian alur kerja yang semula konvensional menjadi digital. Bisa dinyatakan bahwa digital office adalah sebuah ruang kerja di dunia internet yang digunakan untuk menggantikan proses bisnis yang dilakukan di kantor konvensional yang tidak terkendala jarak. Dengan kata lain, sebuah pekerjaan bisa di distant dari jarak jauh.

Bila ditelaah lebih jauh, lima manfaat adanya digital office antara lain:

1) Memaksimalkan produktivitas, meminimalisir waktu pencarian

Dalam proses bisnis suatu organisasi tidak jarang menunjukkan seberapa banyak waktu dan biaya yang tidak produktif hanya untuk mencari dokumen.  Terdapat 31% responden berdasarkan sebuah survey di UK’s YouGov yang mengatakan bahwa jika mereka mencari suatu dokumen, akan menghabiskan waktu yang cukup menyita dalam keseharian.

Saat ini, OJK sedang dalam tahap menuju ke digital office. Melalui SISCA, setiap surat masuk telah tercatat di sistem. SISCA dapat mencari dokumen secara mudah ketika dilakukan pelacakan dokumen tersebut. Setiap surat keluar juga telah didokumentasikan secara elektronik. Dengan penyimpanan digital berarti dokumen yang terdaftar secara sistematis yang dapat dengan cepat dan mudah untuk ditemukan. Hal ini juga mendorong produktivitas dengan meminimalisir proses pencetakan, distribusi dan pengiriman dokumen.

Di salah satu departemen yang menangani masalah perijinan dan permintaan informasi, setiap hari datang ratusan surat permohonan ijin perpanjangan dari stakeholder. Bagian tata persuratan butuh waktu untuk mengklasifikasi permohonan tersebut dan mendistribusikan ke satuan kerja terkait. Biasanya untuk pendistribusian dokumen, diperlukan perjalanan sekian menit bahkan jam untuk para penata dokumen beralih dari satu lantai ke lantai lain atau dari satu gedung ke gedung lain. Ditambah dengan jangka waktu pemrosesan saat ini yang dikerjakan kurang dari lima hari kerja.

Dengan adanya digital office, proses persetujuan perizinan profesi yang membutuhkan waktu kurang lebih 5 hari kerja, dapat dilakukan efisiensi seperti saat kita membayar tagihan listrik. Selama tidak ada catatan hitam atas kegiatan yang dilakukan, perpanjangan bisa diverifikasi lebih cepat dan efisien. Dokumen yang harus dikirimkan secara manual, bisa dilakukan verifikasi instant pada saat mengunggah data ke dalam sistem. Apalagi jika terhubung dengan Nomor Induk Kependudukan yang terintegrasi dan penerapan digital signature. Pencarian riwayat perijinan dan perpanjangannya bisa dilakukan dalam waktu kurang dari satu jam.

Dengan adanya digital office, penyampaian dokumen/tugas ke end user hanya membutuhkan waktu dalam hitungan detik dan menit. Petugas tata persuratan hanya butuh memastikan dokumen telah delivered ke tujuan yang tepat. Undangan rapat ataupun surat penting segera bisa disampaikan secara cepat dan tepat. Tidak akan ada lagi surat atau undangan yang terlambat direspon karena telat diterima. Tepat dan cepat.

2) Kemudahan Penyimpanan

Kita menyadari bahwa organisasi yang tidak mempunyai ruangan penyimpanan data tersendiri akan cenderung menggunakan penyimpanan catatan penting di tempat yang tidak sesuai. Hal ini bisa berbahaya untuk dokumen yang bersifat rahasia. Penyimpanan digital menawarkan solusi yang lebih baik dan memungkinkan suatu organisasi untuk mengalokasikan ruang lebih untuk sumber daya yang lebih produktif.

Untuk menyimpan dokumen di OJK, butuh banyak ruang untuk menempatkan arsip penting dalam rak dan mengunci dengan rapat. Seluruh lorong dokumen telah penuh dan membutuhkan waktu lebih untuk menyortir dokumen mana saja yang sudah lewat masa berlakunya. Seringkali dokumen yang mengendap di rak arsip, telah melewati batas waktu penyimpanan sebuah dokumen. Hal ini seharusnya bisa diganti dengan dokumen baru yang mungkin lebih dibutuhkan. Pegawai juga membutuhkan effort untuk merapikan kembali dokumen mana yang sudah tidak diperlukan lagi. Berperang dengan debu dan kertas usang.

3) Mudah diakses

Penyimpanan digital berarti tidak ada lagi kegiatan mencari dokumen yang dibutuhkan dalam ruang file yang bisa menghabiskan waktu kira-kira sepuluh menit atau bahkan lebih. Penyimpanan catatan digital dapat mengatur siapa pengguna yang membutuhkan dan kemudahan akses mencari dokumen. Efisiensi waktu yang didapatkan akan meningkatkan produktivitas, dan bahkan bisa mengurangi kebutuhan staf. Setiap orang yang berkepentingan bisa mengakses digital office darimanapun dan kapanpun.

Penyimpanan catatan digital akan menjaga akses seluruh data secara mudah. Hal ini akan mempermudah melakukan pencarian riwayat pekerjaan secara lebih cepat dan tepat sesuai historical data sebelumnya.

4) Keamanan Data

Dokumen fisik bisa saja berada di tangan orang yang tidak berhak. Dengan mempunyai penyimpanan dokumen digital dalam sebuah server yang aman akan mengurangi resiko tersebut. Hal ini berarti hanya orang yang berwenang atas data tersebut yang dapat memiliki akses dokumen.

Menentukan akses ke dalam sebuah cloud digital office harus sesuai dengan user yang terdaftar. Risiko akan adanya pencurian data atau dokumen sangat mudah untuk ditelusuri. Setiap akses ke dokumen akan tercatat dalam log masuk atau log keluar dokumen tersebut. Bahkan untuk mengambil data atau dokumen melalui flashdisk haruslah user yang memang berkepentingan dan teregister dalam sistem.

Kelemahan penyimpanan menggunakan rak arsip adalah terletak pada juru kunci. Apabila juru kunci berpindah tugas, dan tidak ada pendelegasian mandat juru kunci, akses dokumen memang menjadi aman namun menjadi tidak bisa diakses. Solusinya adalah menghubungi juru kunci lama atau memanggil bagian logistik untuk meminta mengganti kunci lemari arsip tersebut. Perlu waktu dan tidak praktis.

5) Sumber Daya Manusia yang berkualitas

Kalau saat ini kita mengenal pegawai OJK diklasifikasikan menjadi pegawai organik dan PKWT, di masa depan dengan adanya digital office tidak tertutup kemungkinan profesional muda OJK adalah termasuk freelancer eksekutif yang bekerja sesuai dengan keahlian yang bersangkutan. Tidak terikat jam kerja penuh. Lowongan pekerjaan menjadi semakin fleksibel, karena kebutuhan akan Sumber Daya Manusia sesuai dengan besaran kebutuhan organisasi. Misalnya dalam sebuah organisasi diperlukan keahlian terkait analisis suatu data dari suatu jasa konsultan. OJK bisa mempekerjakan secara efektif dan efisien beberapa konsultan tanpa menambah biaya beban pegawai yang cukup besar.

Selain beberapa manfaat di atas, terdapat manfaat lain yang mungkin akan kita rasakan setelah digital office telah diaplikasikan secara paripurna dalam organisasi OJK ataupun organisasi bisnis dalam industri jasa keuangan. Akan banyak sumber daya manusia yang bisa digantikan dengan teknologi. Oleh karena itu, perlu menggunakan teknologi dengan bijak agar manusia merasakan manfaatnya, bukan dimanfaatkan teknologi. Dan tidak menutup kemungkinan adanya kelemahan dari penerapan digital office. Ingin tidak ingin, mau tidak mau, kita harus berhadapan dengan disruption technology yang semakin lama semakin menyebar dalam lingkaran kehidupan kita. 

x